Les documents électroniques

 

La dématérialisation des factures et autres relevés sur papier s’est répandue à tous les prestataires et organismes, des opérateurs téléphoniques aux banques en passant par l’Assurance Maladie.
Sommes-nous tenu d’accepter ?
Comment les conserver ?

 

PEUT-ON VOUS IMPOSER LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES ?

Non, mais on peut vous les proposer.
Ainsi, un arrêté du 1er février 2002 prévoit que les factures de prestations téléphoniques soient adressées “sur support papier ou, avec l’accord préalable et exprès du client, sur un autre support durable à sa disposition“. Même chose pour le gaz et l’électricité (arrêté du 2 juillet 2007).

 

PEUT-ON VOUS FAIRE PAYER L’ÉMISSION DES FACTURES PAPIER ?

Non. Selon les arrêtés de 2002 et 2007 cités plus haut (pour le téléphone ou le gaz/électricité), la délivrance d’une facture doit se faire gratuitement. Mai si, dans un autre domaine, aucun texte ne le prévoit formellement, la gratuité des factures papier n’est pas obligatoire. Les professionnels qui feraient payer un document sont tenus d’en informer leur clientèle.

 

LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DOIVENT-ILS ÊTRE TENUS À VOTRE DISPOSITION ?

Aucun texte n’oblige vos fournisseurs à le faire. Cependant, pour vous inciter à adopter la version électronique, certains d’entre eux prévoient de conserver vos factures dans votre espace personnalisé pendant la durée requise. Gaz de France, par exemple, conserve vos factures pendant une période de deux ans. De plus, si vous commandez à un cybermarchand un bien ou un service d’une valeur supérieure à 120 euros par voie électroni-que, il est obligé de conserver cet écrit pendant dix ans et de vous permettre d’accéder à ce document.

COMMENT CONSERVER VOS DOCUMENTS ELECTRONIQUES ?

Vous pouvez les imprimer mais cela n’est pas très bon pour la planète ! Vous pouvez également les stocker sur le disque dur de votre ordinateur, que vous doublerez d’une copie sur un CD (attention, sa durée de vie est limitée à dix ans environ) ou sur un disque dur externe. Mieux encore, il vous est possible de les stocker sur un espace sécurisé externe, en dehors de votre domicile (voir en savoir plus).

 

LES FICHES DE PAIE AUSSI ?

La loi du 12 mai 2009 a modifié le code du travail (articles L 3243-2 et L 3243-4). Elle prévoit que les employeurs peuvent remettre à leurs salariés, avec leur accord, un bulletin de salaire électronique. Ils sont cependant obligés de conserver un double des bulletins remis pendant cinq ans. C’est le délai prévu pour demander le paiement d’un salaire. Si vous voulez les conserver au-delà, il faut vous organiser pour les stocker.

 

 

En savoir plus

 

https://mon.service-public.fr
Ce site dédié aux différentes démarches administratives en ligne propose un espace sécurisé gratuit pour y stocker tous vos documents.

Les coffres-forts numériques
Certaines banques en proposent, certains fournisseurs d’accès à internet aussi, moyennant paiement.