La gestion de votre laboratoire par la stratégie économique

La solution pour assurer sa pérennité
Témoignages de laboratoires qui ont sauté le pas

Le monde évolue et les entreprises doivent s’adapter. Les laboratoires de prothèses dentaires ne font pas exception à cette règle d’autant plus qu’ils doivent eux aussi faire face de plus en plus à des contraintes de changement.
Depuis l’arrivée de la CFAO, les investissements matériels sont beaucoup plus onéreux, ce qui nécessite de ne pas se tromper dans son choix de machine. La prothèse d’importation apparait comme une concurrence non négligeable. La nouvelle convention dentaire peut également sembler une contrainte supplémentaire.
Le contexte actuel va sans doute affaiblir le pouvoir d’achat des patients et les laboratoires vont devoir s’adapter au marché.

Afin de pouvoir rester compétitif dans un tel marché évolutif, il est aujourd’hui plus que jamais nécessaire pour les prothésistes de revoir leur gestion d’entreprise.

Cette gestion passe inéluctablement par la mise en place d’une véritable stratégie économique qui va ainsi permettre aux laboratoires :
1 De connaitre leurs coûts précis de production en temps réel pour pouvoir fixer des prix de vente adaptés
2 De leur assurer les bons choix dans les prises de décisions comme les investissements, embauches, etc.
3 De garantir leur croissance et leur apporter une pérennité à long terme

Le dirigeant d’un laboratoire est le plus souvent un prothésiste dentaire de formation, il dispose donc de peu de notions en gestion économique. C’est la raison pour laquelle les trois informations
citées au-dessus ne sont établies que de façon très approximative alors que c’est la précision de ces dernières qui va apporter une véritable optimisation du laboratoire.
Comme il semble évident à l’heure actuelle d’avoir un logiciel pour la facturation, l’édition des bons de livraison et la gestion de la traçabilité, il faut qu’il en soit de même pour cette gestion économique du laboratoire.

C’est la raison pour laquelle, le CNIFPD propose depuis quelques mois maintenant, sous format de “pause-café” une présentation sur la stratégie économique avec la démonstration d’un logiciel développé pour la profession : Inteldent.

Ce logiciel a été mis au point par un spécialiste dans le domaine, ancien élève de l’INTEC (Institut national des techniques économiques et comptables), ancien expert-comptable. Il permet au chef d’entreprise de disposer d’un outil fiable pour l’accompagner au quotidien.

A ce jour, il ne semble pas y avoir d’équivalent sur le marché tant les fonctions de ce logiciel sont nombreuses et spécifiques en terme d’acquisition d’informations sur le laboratoire.

Ce logiciel permet donc l’optimisation des résultats du laboratoire en lui apportant des informations très précises dont notamment les trois informations citées plus haut et bien d’autres comme par exemple :

Le résultat net par produit sur un mois, pour un client donné :

Une autre fonction permet d’obtenir et de visualiser rapidement à l’aide de graphiques :
➜ le résultat net cumulé par produit
➜ l’analyse des temps de production opérateurs
➜ l’analyse des temps de production machines
Ceci en fonction de la rentabilité des produits :

Une autre fonctionnalité de ce logiciel permet également d’obtenir le résultat net pour chaque client.

Il est possible également de visualiser pour chaque produit l’évolution de son coût de production et de son prix de vente mois par mois.

Nous avons recueilli le témoignage de trois prothésistes dentaires qui utilisent le logiciel Inteldent dans leurs laboratoires depuis quelques mois.

1 Qu’est-ce qui vous a décidé à acquérir un tel logiciel ?

Je ne voulais plus travailler sans savoir où j’allais et la comptabilité ne pouvait pas m’aider pour cela.
Philippe Chavaneau
du laboratoire Chavaneau
à Bellegarde (45)

Je désirais connaitre mes marges au plus serré. J’avais déjà une petite idée, mais je n’avais aucune
certitude, pas d’outils fiables pour le vérifier. Ce logiciel m’a permis de le faire et m’a conforté sur mon analyse.
Olivier Comeau
du laboratoire ARTDENT.LTD
à Valbonne (06)

J’ai repris l’entreprise de mon patron et je n’avais pas sa base de calcul. Lui il avait fait son tarif il y a des
années qu’il augmentait d’un pourcentage tous les ans. Je voulais avoir une nouvelle base de départ fiable pour revoir mes tarifs correctement.
Philippe Palascino
du laboratoire Palascino
à Vitry en Artois (62)

2 La prise en main du logiciel et son utilisation vous semblent-t-elles complexes ?

P.C. : Ce logiciel est simple et rapide d’utilisation car très intuitif et j’ai eu la formation qu’il fallait pour le prendre en main rapidement.

O.C. : Assez oui , il faut le pratiquer journellement car il est vraiment très pointu. Les personnes qui vous forment sont très compétentes, il ne faut pas hésiter à les solliciter.

P.P. : Pour moi non car on manie déjà le numérique donc ce n’est pas complexe dans son utilisation. Par contre au départ il faut bien tout remplir concernant les paramètres mais par la suite, tout se fait automatiquement. De toute façon, lors de l’achat du logiciel, il y a les deux jours de formation in situ pour rentrer tous les éléments, et après il faut rentrer tous les produits mais M.Guichard vérifie bien qu’on est autonome avant son départ.

3 Que vous a-t-il appris sur votre entreprise suite à sa mise en place ?

P.C. : Je n’aurais jamais cru qu’il y ait autant de disparité au niveau du coût de mes produits et j’ai été très surpris de constater que sur certains produits je gagne beaucoup et que sur d’autres je perds énormément.

O.C. : Il m’a appris que j’étais sur le bon chemin mais que certain produits n’étaient plus rentables (comme le FM par exemple).Je suis donc en train de revoir
l’ensemble de ma production. Bien sûr cela prend du temps mais c’est nécessaire.

P.P. : J’ai pu savoir que sur certains produits j‘étais en forte perte et sur d’autres que je pouvais encore baisser le tarif.
De plus, je faisais faire des travaux par des salariés et le logiciel m’a montré que je pouvais les faire faire par d’autres salariés et que ça revenait moins cher.

4 Qu’est-ce que la mise en place de ce logiciel a changé dans votre laboratoire ?

P.C. : Le logiciel permet de connaître immédiatement les produits avec lesquels je peux améliorer mes résultats en prenant des parts de marché même si pour cela je dois adapter mes tarifs et les produits pour lesquels je dois revoir les méthodes de fabrication.

O.C. : Oui. Comme vu dans la question 3 il faut tout revoir, tout passer au crible de cet outil. Ce qui a changé c’est la décision d’investissement dans du matériel CADCAM plus performant et aussi la réorganisation entre les produits plus ou moins rentables.

P.P. : J’ai revu complétement la réorganisation du personnel (les tâches à faire) et également celle au niveau du process car le logiciel m’a indiqué par exemple que si je fabriquais avec ma CFAO tel produit, je gagnais du temps et le salarié dédié initialement à cette tâche pouvait faire autre chose manuellement.

5 Est-ce qu’une fonctionnalité en particulier vous a paru être une révolution pour votre gestion d’entreprise ? Si oui laquelle ?

P.C. : Ce qui est impressionnant c’est la rapidité à laquelle j’obtiens toutes ces indications et la vitesse à laquelle tout est actualisé lorsque je fais une modification. Quand un changement intervient dans mon laboratoire, le coût de l’ensemble de mes produits s’actualise automatiquement.

O.C. : Oui , c’est le tableau qui vous montre à partir de quel seuil se trouve la rentabilité d’une usineuse par exemple.
Il en découle forcément un recadrage de production et comment le communiquer auprès de la clientèle.

P.P. : Pas de fonction particulière, c’est l’ensemble car avec un simple clic on peut avoir accès à des informations précises.

6 Après un mois ou 2 d’utilisation, quel impact cela a eu sur votre clientèle ?

P.C. : Maintenant je peux mieux discuter et faire accepter certaines choses à mes clients et surtout je sais comment gagner de nouveaux clients.

O.C. : Ce n’est pas aussi simple. Le marché aujourd’hui est extrêmement volatil et fluctuant comme jamais et pas de visibilité à court terme. On prend ce qu’il y a à prendre, difficile dans ces conditions d’entrevoir une règle de cause à effet.

P.P. : Un potentiel nouveau client m’a contacté au sujet de ma brochure. Il m’a demandé de revoir mon tarif sur un produit en particulier. Il m’a donné la quantité approximative qu’il pourrait m’envoyer, informations que j’ai alors rentrées dans le logiciel et ce dernier m’a indiqué que si le chirurgien-dentiste me donnait tant par mois ou même sur l’année, je pourrais alors baisser le prix de tant. Et voilà comment j’ai pu gagner un nouveau client. Je peux désormais aller approcher de nouveaux clients car maintenant j’ai une vraie base de calcul. Avant je ne savais pas où je pouvais grignoter sur mes tarifs sans être dans le rouge.
Pour mes clients habituels, ils ont gagné aussi car j’ai pu baisser le tarif de certains produits et du coup ceux-là sont très contents.

7 Est-ce que vous envisagez d’embaucher ou d’investir dans du matériel depuis que vous avez ce logiciel ?

P.C. : Oui, il faut que j’investisse en matériel le plus rapidement possible car je peux comparer ce que me coûtera le produit avec ou sans matériel et l’écart est parfois très important.

O.C. : Oui, l’investissement est déjà acté et sera mis en place courant février.

P.P. : Je vais me laisser 6 mois pour voir comment on va évoluer.

8 Comment voyez-vous l’avenir maintenant que vous avez ce logiciel par rapport à votre gestion précédente ?

P.C. : Cela n’a rien à voir quand je vois ce que je fais maintenant, je peux dire que ce que je faisais avant ce n’était pas de la gestion, je subissais les éléments et maintenant je sais comment agir.
Je voudrais en profiter pour dire que l’éditeur a fait ce qu’il fallait pour me mettre dans les meilleures conditions d’utilisation par sa compétence et sa disponibilité.

O.C. : Je le vois comme un phare qui éclaire ma route de façon plus puissante qu’auparavant.
J’espère ainsi pouvoir éviter certains obstacles et travailler plus sereinement.

P.P. : Avant j’avais peur d’être trop cher par rapport à mes confrères, je ne voulais pas non plus casser les prix car ça ne sert à rien, je voulais être au juste prix par rapport à la profession et par rapport à mon équipement et c’est ce que m’apporte ce logiciel.

9 En conclusion que pensez-vous de cet outil ? Le recommanderiez-vous ?

O.C. : Bien sûr que je le recommande et fortement puisqu’il permet de voir plus loin dans l’avenir. Donc un certain avantage qui doit faire la différence avec une concurrence comme la fabrication étrangère par exemple.

CNIFPD – Virginie ORFILA
cnifpd@orange.fr – 01 49 29 46 11