Written by Vous êtes sur le point de recruter un nouveau salarié dans votre entreprise ? Chaque fois que vous embauchez un nouveau collaborateur vous êtes dans l’obligation légale de respecter les formalités d’embauche obligatoires.
1ère Formalité d’embauche : la Déclaration nominative Préalable à l’Embauche (DPAE)
Toute embauche d’un nouveau salarié doit donner lieu à une Déclaration nominative Préalable à l’Embauche (DPAE).
La DPAE doit être effectuée avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche.
2e Formalité d’embauche : la remise du contrat de travail
Il est rédigé en 2 exemplaires originaux. Il est daté et signé par le salarié et l’employeur. L’employeur doit remettre au salarié 1 exemplaire du contrat de travail.
3e Formalité d’embauche : la visite d’information et de formation
La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 (article 102) a remplacé la visite médicale d’embauche par une simple visite d’information et de prévention.
L’article R4624-10 du Code du travail précise que l’employeur doit organiser cette visite auprès du service de santé au travail dans les 3 mois à compter de la prise effective de poste par le salarié.
Attention, dans certains cas, elle doit être organisée avant la prise de poste.
4e Formalité d’embauche : la remise au salarié de plusieurs documents informatifs
➜ Remise aux salariés de la notice d’information sur le régime de prévoyance et/ou mutuelle applicable dans l’entreprise.
➜ Remise aux salariés d’une copie du règlement intérieur (si applicable dans l’entreprise).
➜ Remise aux salariés d’un livret d’épargne salariale (si applicable dans l’entreprise).
5e Formalité d’embauche : respecter les affichages et les registres obligatoires
➜ L’inscription au registre unique du personnel : Obligation de tenir un registre unique du personnel s’impose à l’employeur dès l’embauche du premier salarié dans l’entreprise.
➜ Etablissement du document unique d’évaluation des risques (DUER) : Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques dans chaque unité de travail.
Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité Social et Economique (CSE), du médecin du travail et des professionnels de santé, des agents de l’inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale et de l’Organisme Professionnel de Prévention pour le Bâtiment et les Travaux Public (OPPBTP), et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.
Sarah Auffret
6e formalité d’embauche : les cas particuliers
Le salarié étranger :
En ce qui concerne un travailleur étranger, il est vailler en France. Le futur salarié doit être en possession d’une autorisation de travail ou être originaire d’un pays pour lequel l’autorisation n’est pas obligatoire.
Dans le cas d’une autorisation de travail nécessaire, l’employeur est tenu de la vérifier auprès de la préfecture dont il dépend. Conformément aux dispositions des articles R5221-27, R5221-41 et suivants du Code du travail, l’employeur doit transmettre par voie électronique à la préfecture, au moins 2 jours ouvrables avant le jour de l’embauche, sa demande obligatoirement accompagnées de la copie du titre de séjour de l’intéressé.
A défaut de réponse dans les 2 jours ouvrables suivant réception de la demande, l’obligation de l’employeur de s’assurer de l’existence de l’autorisation est considérée comme accomplie.
Si le travailleur étranger, ne détient pas un titre de séjour l’autorisant à travailler ou si la personne vit en situation irrégulière en France. L’employeur doit passer par une procédure particulière, qu’on appelle « procédure d’introduction ».
Le salarié mineur :
Si le jeune embauché n’a pas 16 ans, l’article D4153-5 du Code du travail prévoit que l’employeur doit faire une demande préalable à l’inspecteur du travail pour une embauche pendant les vacances scolaires. Il doit également obtenir l’accord écrit et signé du représentant légal.
Les formalités d’embauche ne sont pas facultatives. Leur non-respect par l’employeur peut entraîner des sanctions civiles, administratives ou pénales.
Last modified: 17 mars 2025
